Если на встречу с одним из сотрудников приходит кто-то посторонний, недостаточно его просто учтиво поприветствовать. Если посетитель в верхней одежде, помогите ее снять и повесить, предложите сесть. Помните, что начальственно-отстраненная поза за служебным столом гораздо меньше располагает к доверительному разговору, чем, если вы сядете поближе к посетителю, например, рядом с ним на стул. Если вам нужно держать содержание разговора в тайне, закройте дверь в свой кабинет. Если вы работаете в одном из отсеков за перегородкой в общем помещении, заранее закажите место в комнате для совещаний.

Необходимо заблаговременно достать и подготовить все требующиеся для встречи мате­риалы. Никому не понравится сидеть и ждать, пока вы будете перебирать стопки папок в по­исках нужной. Если в разговоре должны, кроме вас, участвовать другие сотрудники, позаботь­тесь об их присутствии к приходу посетителя. Не забудьте представить всех собравшихся друг другу.

Если на вашем телефонном аппарате есть функция «не беспокоить», советуем ее задей­ствовать. Считается невежливым отвечать на телефонные звонки во время разговора с по­сетителем. Если у вас есть помощница, которая сочла поступивший звонок достаточно важ­ным, чтобы прервать разговор с пришедшим на встречу человеком, вам придется поло­житься на интуицию и решить, будет ли посетитель возражать против перерыва в деловой встрече.

Когда предстоит довольно продолжительная встреча - полчаса и больше, рекомендуется предложить посетителю какие-нибудь напитки. Если у вас всегда под рукой электрическая кофеварка, пакетики с чаем и пара чашек, это упростит задачу, ведь заказывать закуски или напитки где-то вне офиса не всегда удобно. (Важное примечание: если подавать чай не в од­норазовых чашках, а в изящных фарфоровых, это добавит доверия к вам.)

Если посетитель исчерпал отведенное ему время, советуем деликатно намекнуть ему или ей, что хотя вам и доставляет удовольствие общение с ним, но работа прежде всего: «Жаль, что мы не можем поговорить об этом подольше, Джоан, но у меня назначена еще одна деловая встреча. Давайте обсудим эти вопросы как-нибудь в другой раз!»