Благодаря научно-техническому прогрессу и развитию коммуникационных технологий мы стали значительно ближе друг к другу, даже находясь в разных районах мира. В наше вре­мя все большую распространенность получают видеоконференции. Это отнюдь не значит, что телефонные совещания безнадежно устарели. Чтобы при проведении обоих видов электрон­ных совещаний все прошло гладко, необходимо учитывать ряд особенностей, которых нет в обычных деловых совещаниях.

Вот несколько полезных советов по участию в видеоконференции.

 ~ Одевайтесь так же, как и на обычное служебное совещание.

~ Смотрите прямо в камеру, но не наклоняйтесь к ней слишком близко.

~ Выходите из помещения для видеоконференций только в случае крайней необходимости.

~ Если вы ведете видеоконференцию, заранее проверьте исправность оборудования, при необходимости ориентируйтесь по табличкам с номерами участников, а также составьте за­пасной план на случай технических неполадок

Рекомендуем всем участникам электронных совещаний - видео- или телефонных - все­гда помнить следующее:

~ Говорите громче (это касается телефонной конференgии в том случае, если включен спикерфон).

~ Обращаясь с вопросом к одному из участников совещания, непременно называйте его (ее) по имени.

~ Не говорите одновременно с собеседниками и не перебивайте их.

~ Постарайтесь свести посторонние шумы к минимуму: не шелестите бумагами? не хлопай­те замками «дипломатов», не шепчитесь с коллегами.

~ Даже если вам подали закуски, не ешьте непосредственно во время разговора.

~ Отключите сотовые телефоны и пейджеры.

~ Если конференцию проводите вы, составьте четкую повестку дня, известите всех участни­ков о том, кто будет выступать, в начале мероприятия представьте всех участников друг другу, начните и закончите совещание в намеченное время.