Во многих кампаниях в стандартное программное обеспечение включены специальные  программы, с помощью которых можно наиболее эффективно составить расписание служеб­ных совещаний, составить и разослать всем участникам необходимые приглашения. Но даже при наличии такой электронной поддержки при организации совещаний следует иметь в ви­ду следующие положения.

Правильно выбирайте время для служебного совещания. Тщательно проду­майте, когда целесообразнее проводить совещания. Если максимальная занятость приходится на утренние часы, организуйте совещание после полудня. Важно любая мелочь, даже день недели. Например, проведение служебных совещаний во второй половине дня в пятницу ­идея не из самых удачных. Мысленно многие работники уже где-то за городом с семьей, на отдыхе, хотя формально они еще присутствуют на рабате.

Дайте время на подготовку. Пусть у сотрудников будет достаточно времени но подготовку: не менее недели да намеченного неофициального совещания, от двух да четырех недель - для более важных, официальных деловых встреч.

За ранее составьте повестку дня и ознакомьте с ней участников совеща­ния. Необходимо продумать план совещания, составить повестку ДНЯ и довести ее до сведения всех, кто будет присутствовать, и тех, кто будет делать доклад по основным вопросам.

Организуйте совещание поэтапно. Постарайтесь организовать совещание таким образом, чтобы сотрудники, чье присутствие необходимо только на определенном этапе, не должны были сидеть на нем до самого конца. С этой целью нужно устроить несколько корот­ких перерывов, чтобы освободившиеся докладчики и другие работники могли вернуться на рабочее место.